LES CHANGEMENTS APPORTÉS PAR LE BOSS SUR LES REGLES RELATIVES AUX FRAIS PROFESSIONNELS
Le Bulletin Officiel de la Sécurité sociale, entré en vigueur le 1er avril 2021, comporte quelques changements et précisions concernant les règles relatives aux frais professionnels :
LA DEDUCTION FORFAITAIRE SPECIFIQUE POUR FRAIS PROFESSIONNELS – DFS
Certaines catégories de salariés bénéficient d’une déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels sur l’assiette des cotisations sociales. Sont concernées les professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.
Le taux de cette déduction varie selon la profession concernée et son montant est limité à 7 600 € par année civile et par salarié.
Le BOSS est venu modifier les conditions d’application de cette DFS :
1. Le salarié doit supporter effectivement des frais professionnels
Le BOSS ajoute une nouvelle condition à l’application de la DFS en précisant que l’employeur doit disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement des frais professionnels.
Jusqu’au 31 mars 2021, pour bénéficier de la DFS, la seule appartenance à la liste des professions y ouvrant droit suffisait. Aujourd’hui, cette appartenance ne suffit plus.
En pratique, cette nouvelle condition a également un impact en cas d’absence ou de congés (rémunérés ou non) du salarié. En effet, l’employeur ne peut appliquer la déduction que sur la rémunération correspondant à un travail effectif. En cas d’absence ou de congé sur un mois complet, l’application de la déduction au titre de ce mois ne sera pas admise.
Cette nouvelle condition, qui durcit considérablement l’application de la DFS, s’applique depuis le 1er avril 2021.
Toutefois, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2021, l’Urssaf procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir, que l’employeur devra veiller à respecter.
2. L’employeur doit recueillir le consentement des salariés chaque année
A défaut d’accord collectif de travail ou d’accord du CSE, chaque salarié doit, chaque année, accepter ou non l’application de la déduction.
A ce titre, pour pouvoir appliquer chaque année la déduction, l’employeur doit :
- S’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés ;
- Veiller tout particulièrement à informer les salariés des conséquences de l’application de cette déduction sur leurs droits, notamment la validation de leurs droits aux IJSS et à l’assurance retraite.
L’application de ces nouvelles dispositions pose beaucoup de questions : (quels frais professionnels sont encore supportés par le salarié ? Quels justificatifs seront acceptés ? Mais surtout ce durcissement ne conduira-t-il pas à une remise en cause globale du dispositif dans certaine branche, telle que celle du bâtiment ?)
Avant toute remise en cause des pratiques, il peut sembler pertinent d’attendre le retour des branches professionnelles sur cette question et les éventuels aménagements négociés par elles.
LES FRAIS LIÉS AU TÉLÉTRAVAIL
Le BOSS reprend la tolérance accordée par les URSSAF concernant l’allocation forfaitaire globale allouée à un salarié en situation de télétravail.
Ainsi, alternativement au remboursement des frais professionnels exposés du fait du télétravail sur la base de leur valeur réelle, il est admis que le versement d’une allocation forfaitaire est réputé utilisé conformément à son objet et exonéré de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.
Cette allocation forfaitaire est variable en fonction du nombre de jours télétravaillés : ainsi, elle est exonérée de cotisations et contributions sociales (sans justificatif) dans la limite de 10 euros par mois lorsque le salarié effectue 1 jour de télétravail, 20 euros par mois lorsqu’il effectue 2 jours de télétravail par semaine, 30 euros par mois pour 3 jours…
Le BOSS ajoute qu’en cas d’allocation fixée par jour, cette allocation forfaitaire est réputée utilisée conformément à son objet et exclue de l’assiette sociale dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,50 euros par jour, dans la limite de 55 euros par mois.
En cas de remboursement dépassant ces limites, la fourniture de justificatifs reste nécessaire pour prétendre à l’exonération de cotisations et contributions sociales.
D’autre part, le BOSS précise également que lorsque les travailleurs bénéficient des titres restaurants, il peut en être de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau ; ces titres restaurant bénéficiant des mêmes exonérations que pour les autres travailleurs.
Enfin, le Bulletin officiel de la sécurité sociale indique clairement dans la section dédiée aux outils issus des NTIC, qu’en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure justifiant la mise en place du télétravail, les frais engagés à des fins professionnelles par le salarié pour l’utilisation des outils issus des technologies de l’information et de la communication qu’il possède, en l’absence d’outils fournis par l’entreprise, sont des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, pouvant être remboursées par l’employeur suivant les dispositions prévues au titre du remboursement des frais liés au télétravail exposées ci-avant.
